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社會保險業務檔案管理規定(試行)

2009年09月01日起施行

(2009年7月23日人力資源社會保障部令第3號公布 自2009年9月1日起施行)

第一條 為規范社會保險業務檔案管理,維護社會保險業務檔案真實、完整和安全,發揮檔案的服務作用,根據《中華人民共和國檔案法》和社會保險相關法規,制定本規定。

第二條依法經辦養老、醫療、失業、工傷、生育等社會保險業務的機構(以下簡稱社會保險經辦機構),管理社會保險業務檔案,適用本規定。

第三條 本規定所稱社會保險業務檔案,是指社會保險經辦機構在辦理社會保險業務過程中,直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。

第四條 人力資源社會保障行政部門負責社會保險業務檔案管理工作的組織領導。

社會保險經辦機構負責社會保險業務檔案的管理工作,并接受檔案行政管理部門的業務指導。

社會保險業務檔案由縣級以上社會保險經辦機構集中保存。

第五條 社會保險經辦機構配備專門的管理人員和必要的設施、場所,確保檔案的安全,并根據需要配備適應檔案現代化管理要求的技術設備。

第六條 社會保險經辦機構應當認真落實檔案保管、保密、利用、移交、鑒定、銷毀等管理要求,保證社會保險業務檔案妥善保管、有序存放,嚴防毀損、遺失和泄密。

第七條 社會保險經辦機構辦理社會保險業務過程中形成的記錄、證據、依據,按照《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》(見附件)進行收集、整理、立卷、歸檔,確保歸檔材料的完整、安全,不得偽造、篡改。

第八條 社會保險業務檔案分類應當按照社會保險業務經辦的規律和特點,以方便歸檔整理和檢索利用為原則,采用“年度—業務環節”或“年度—險種—業務環節”的方法對社會保險業務材料進行分類、整理,并及時編制歸檔文件目錄、卷內目錄、案卷目錄、備考表等。負責檔案管理的機構應當對接收的檔案材料及時進行檢查、分類、整理、編號、入庫保管,并及時編制索引目錄。

第九條 社會保險業務檔案的保管期限分為永久和定期兩類。定期保管期限分為10年、30年、50年、100年,各種社會保險業務檔案的具體保管期限按照《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》執行。

社會保險業務檔案定期保管期限為最低保管期限。社會保險業務檔案的保管期限,自形成之日的次年1月1日開始計算。

第十條 社會保險經辦機構依法為參保單位和參保個人提供檔案信息查詢服務。

第十一條 社會保險經辦機構應當對已到期的社會保險業務檔案進行鑒定。

鑒定工作應當由社會保險經辦機構相關負責人、業務人員和檔案管理人員,以及人力資源社會保障行政部門有關人員組成鑒定小組負責鑒定并提出處理意見。

鑒定中如發現業務檔案保管期限劃分過短,有必要繼續保存的,應當重新確定保管期限。

第十二條 社會保險經辦機構對經過鑒定可以銷毀的檔案,編制銷毀清冊,報同級人力資源社會保障行政部門備案,經社會保險經辦機構主要負責人批準后銷毀。

未經鑒定和批準,不得銷毀任何檔案。

社會保險經辦機構應當派兩人以上監督銷毀檔案。監督人員要在銷毀清冊上簽名,并注明銷毀的方式和時間。銷毀清冊永久保存。

第十三條 社會保險經辦機構按照有關規定,將永久保存的社會保險業務檔案向同級國家綜合檔案館移交。

第十四條 社會保險經辦機構有下列行為之一的,限期改正,并對直接負責的工作人員、主管人員和其他直接責任人員依法給予處分;給參保單位或者個人造成損失的,依法承擔賠償責任:

(一)不按規定歸檔或者不按規定移交檔案的;

(二)偽造、篡改、隱匿檔案或者擅自銷毀檔案的;

(三)玩忽職守,造成檔案遺失、毀損的;

(四)違規提供、抄錄檔案,泄漏用人單位或者個人信息的;

(五)違反社會保險業務檔案和國家檔案法律、法規的其他行為。

第十五條 各類社會保險業務檔案中涉及會計、電子文檔等檔案材料,國家有特別規定的,從其規定。

第十六條 本規定自2009年9月1日起施行。

 

附件

社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限

一、社會保險管理類

(一)參保單位登記材料。包括參保單位辦理參保登記、變更登記、注銷登記時填報的登記表單及相關審核材料…………………………………………………………………………………………〔永久〕

(二)參保人員登記材料。包括繳費單位職工和退休人員,以家庭為單位或個人身份參加社會保險的城鎮無業居民、農村居民、個體工商戶、城鎮靈活就業人員辦理參保、社會保險關系變動、基本信息變更等登記手續時,填報的登記表單及相關審核材料………………………………………………………………………………………………………………〔100年〕

(三)社會保險個人賬戶管理材料。包括養老、醫療保險個人賬戶對賬、個人賬戶修改等相關材料…………………………………………………………………………………………………………〔100年〕

(四)社會保險登記證管理材料。包括社會保險經辦機構向參保單位核發社會保險登記證、對已核發的社會保險登記證驗證換證、對遺失社會保險登記證的單位補證時的登記表單及相關審驗材料……………………………………………………………………………………………………………〔10年〕

(五)社會保險卡(證、手冊)管理材料。為參保人員辦理社會保險卡(證、手冊)首發、補發、收回等管理的登記表單及相關材料…………………………………………………………〔50年〕

(六)社會保險待遇領取資格驗證材料。包括對享受社會保險待遇人員進行領取資格檢查驗證的相關審核材料…………………………………………………………………………………………〔10年〕

(七)退休人員社會化管理服務材料。包括對實行社會化管理服務的退休人員進行信息采集、移交、日常管理服務的登記表單及相關材料…………………………………………………〔50年〕

(八)異地安置登記材料。包括異地安置應享受社會保險待遇人員和長期派駐異地工作的參保人員,辦理安置地或派駐地享受各項社會保險待遇所填報的核定表、備案表及相關材料………………………………………………………………………………………………………………〔50年〕

(九)服務協議管理材料。包括與基金收付款協議銀行、定點醫療機構、定點零售藥店、工傷協議醫療康復機構、工傷協議輔助器具配置機構、網絡通信運營商、附加保險承保單位等簽訂的協議書、考核材料、終止協議材料…………………………………………………………………〔10年〕

二、社會保險費征繳類

(一)社會保險費征繳核定材料。包括繳費基數核定以及工傷費率確定、中斷繳費、恢復繳費、補繳費、預(補)繳費、退費、加收滯納金、加收利息等申報核定業務表單及相關審核材料………………………………………………………………………………………………………………〔100年〕

(二)收款憑證、會計賬簿、會計報表等,按《會計檔案管理辦法》確定保管期限。

(三)社會保險基金征繳明細表和匯總表……………………………………………〔50年〕

(四)社會保險基金征繳年度匯總表……………………………………………………………〔10年〕

(六)繳費證明材料。包括為繳費單位、繳費個人出具的繳費證明及相關材料…………………………………………………………………………………………………………〔10年〕

三、養老保險待遇類

(一)養老保險待遇核定材料。參保人員基本養老金、養老金領取人員死亡后供養直系親屬及其撫恤金待遇、養老金領取人員喪葬費、養老保險其他一次性待遇核定、養老保險待遇調整、養老保險待遇更正、養老保險待遇補支付、養老保險待遇減支付等申報核定業務表單及相關審核材料………………………………………………………………………………………………………………〔50年〕

(二)養老保險個人賬戶一次性支付申報核定業務表單及相關審核材料……………………………………………………………………………………………………………〔50年〕

(三)勞動能力鑒定材料。包括參保人員勞動能力鑒定結論通知書及相關文書和審核材料………………………………………………………………………………………………………………〔50年〕

(四)養老保險付款憑證、會計賬簿、會計報表等,按《會計檔案管理辦法》確定保管期限。

(五)養老保險支付明細表和匯總表……………………………………………………〔30年〕

(六)養老保險基金支付年度匯總表………………………………………………………〔永久〕

四、醫療保險待遇類

(一)門診特殊病登記材料。包括門診特殊病參保人員登記表單及相關審核材料………………………………………………………………………………………………………………〔10年〕

(二)就醫登記材料。包括參保人員辦理住院、家庭病床、轉診轉院登記表單及相關審核材料……………………………………………………………………………………………………………〔10年〕

(三)醫療保險住院待遇核定材料。包括住院醫療費用申報核定業務表單及相關審核材料……………………………………………………………………………………………………………〔10年〕

(四)醫療保險門診待遇核定材料。包括門診醫療費用申報核定業務表單及相關審核材料……………………………………………………………………………………………………………〔10年〕

(五)醫療保險付款憑證、會計賬簿、會計報表等,按《會計檔案管理辦法》確定保管期限。

(六)醫療保險支付明細表和匯總表…………………………………………………〔30年〕

(七)醫療保險基金支付年度匯總表……………………………………………………〔永久〕

五、失業保險待遇類

(一)失業備案材料。包括失業保險待遇享受資格審查登記業務表單、失業人員名單及相關失業證明材料…………………………………………………………………………………………………〔10年〕

(二)失業人員失業保險關系轉移材料。包括領取期限、待遇標準等相關材料…………………………………………………………………………………………………………………〔10年〕

(三)失業保險待遇核定材料。包括失業保險待遇申報核定業務表單及相關審核材料…………………………………………………………………………………………………………………〔10年〕

(四)促進就業補貼核定材料。包括失業人員職業培訓、職業介紹補貼申報核定業務表單及相關材料………………………………………………………………………………………………………〔10年〕

(五)失業保險付款憑證、會計賬簿、會計報表等,按《會計檔案管理辦法》確定保管期限。

(六)失業保險支付明細表和匯總表……………………………………………………〔30年〕

(七)失業保險基金支付年度匯總表………………………………………………………〔永久〕

六、工傷保險待遇類

(一)工傷備案材料。包括工傷事故備案登記表單及相關材料…………………………………………………………………………………………………………………〔10年〕

(二)工傷認定材料。包括工傷認定決定書及相關文書和審核材料…………………………………………………………………………………………………………………〔50年〕

(三)工傷人員登記變動材料。包括工傷職工登記、工傷保險信息變動登記表單及相關材料…………………………………………………………………………………………………………………〔50年〕

(四)工傷保險傷殘工亡待遇核定材料。包括一次性傷殘補助金、傷殘津貼、生活護理費、一次性工亡補助金、工亡人員喪葬補助金、工亡人員供養直系親屬及其撫恤金等工傷保險待遇申報核定表單及相關材料………………………………………………………………………………………〔50年〕

(五)工傷保險醫療待遇核定材料。包括工傷人員因工傷發生的醫療、康復、配置輔助器具、勞動能力鑒定等費用申報核定業務表單及相關材料………………………………………〔10年〕

(六)工傷預防費用核定材料。包括參保單位工傷預防費用申報核定業務表單及相關材料…………………………………………………………………………………………………………………〔10年〕

(七)工傷保險付款憑證、會計賬簿、會計報表等,按《會計檔案管理辦法》確定保管期限。

(八)工傷保險支付明細表和匯總表…………………………………………………………〔30年〕

(九)工傷保險基金支付年度匯總表…………………………………………………………〔永久〕

七、生育保險待遇類

(一)妊娠登記材料。包括女職工辦理妊娠登記申報核定業務表單及相關材料………………………………………………………………………………………………………………〔10年〕

(二)并發癥登記材料。包括計劃生育手術并發癥等申報核定業務表單及相關材料………………………………………………………………………………………………………………〔10年〕

(三)生育保險待遇核定材料。包括參保人員因生育、計劃生育、治療并發癥發生的醫療費用及生育津貼等申報核定業務表單和相關審核材料………………………………………………〔10年〕

(四)生育保險付款憑證、會計賬簿、會計報表等,按《會計檔案管理辦法》確定保管期限。

(五)生育保險支付明細表和匯總表…………………………………………………………〔30年〕

(六)生育保險基金支付年度匯總表…………………………………………………………〔永久〕

八、社會保險業務統計報表類

(一)各項社會保險年度統計報表……………………………………………………………〔永久〕

(二)社會保險數據和分析報告等材料………………………………………………………〔30年〕

(三)社會保險業務月/季統計報表……………………………………………………………〔10年〕

(四)各項社會保險基金年度預決算表按《會計檔案管理辦法》確定保管期限。

九、社會保險稽核監管類

(一)社會保險稽核材料。包括稽核方案、稽核通知書、工作記錄、相關證據、稽核告知書或整改意見書、處罰建議書、稽核報告等專業文書及相關材料………………………………〔30年〕

(二)社會保險監察材料。人力資源社會保障行政部門依照有關規定向社會保險經辦機構通報的社會保險違法案件的查處情況及相關行政執法文書和其他材料………………………………………………………………………………………………………………〔30年〕

(三)社會保險經辦機構內部控制材料。包括內部控制監督工作方案、內部控制檢查通知、工作記錄、相關證據、告知書或整改意見書、內部控制報告等專業文書及相關材料………………………………………………………………………………………………………………〔30年〕

(四)社會保險大案、要案、特殊案件的稽核材料………………………………………〔永久〕

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